Monitoramento de funcionários, LGPD e Justiça do Trabalho: o que a empresa pode, o que precisa avisar e o que vale como prova

Pode, com limites. No computador de trabalho, durante a jornada, para uma finalidade ligada ao trabalho (jornada, produtividade, segurança da informação) e com aviso prévio por escrito, o monitoramento é aceito. O que vira problema é o monitoramento sem aviso, fora da jornada, em equipamento pessoal, ou sobre conteúdo que não tem relação com o trabalho.

A resposta curta esconde a parte que decide: não é "se", é "como". A mesma ferramenta pode ser um registro legítimo de jornada ou uma invasão, dependendo do que registra, de quem vê e de o que a pessoa soube antes.

Um aviso por escrito, entregue antes da instalação, que diga: o que é registrado e o que nunca é; para que serve; quem vê (por cargo); por quanto tempo fica guardado; que a pessoa pode ver os próprios registros; e que o registro para fora da jornada. A pessoa assina como ciência. Ciência não é consentimento: na relação de emprego, a base legal costuma ser outra (a execução do contrato e o interesse legítimo da empresa, com a finalidade escrita), e um consentimento que o empregado não pode negar vale pouco.

O aviso é também o documento que protege a empresa: sem ele, o registro perde força como prova e o monitoramento pode virar dano moral. Com ele, e com a coleta limitada ao avisado, o registro ganha a licitude de que depende. A página inicial traz, no FAQ de privacidade, o resumo do que o aviso precisa dizer.

Finalidade específica e informada; só os dados necessários a ela; acesso restrito; prazo de guarda definido; canal para a pessoa pedir acesso e correção; e um encarregado de dados, que o agente de tratamento de pequeno porte (como a microempresa e a empresa de pequeno porte) pode dispensar se mantiver um canal de comunicação com o titular, salvo tratamento de alto risco e as outras exceções da Resolução CD/ANPD 2/2022; se o monitoramento da sua equipe entra nesse caso é pergunta para o seu advogado. Dado de monitoramento é dado pessoal do empregado, e o empregado é o titular com os direitos de sempre.

Podem ajudar, nos dois sentidos. Registros eletrônicos de jornada costumam ser aceitos quando a coleta foi lícita e informada, e eles mostram tanto a hora extra que não houve quanto a que houve e precisa ser paga. O que torna um registro crível é a integridade: toda correção guarda autor, data e valor anterior, os horários não são todos iguais (cartão com entrada e saída uniformes não vale como prova e passa à empresa o ônus de provar a jornada, Súmula 338, III, do TST), e a pessoa vê a própria jornada durante o mês, não só no litígio. Quem decide o valor de uma prova é o juiz.

Dois pontos que o dono de PME precisa ouvir antes de gostar demais do argumento. Primeiro: o registro mostra também a hora extra que o funcionário fez; se a empresa não a pagou, o registro fundamenta o pedido dele. Segundo: um registro feito sem aviso pode ser prova ilícita. O argumento da prova só fica de pé com aviso, finalidade e rastro.

Registrar o ponto, com as formalidades da lei, é obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 empregados. Com até 20, não há a obrigação formal, e, em regra, quem pede a hora extra precisa prová-la; mas, sem registro, a empresa fica sem documento para contrapor às testemunhas e às mensagens do outro lado. É por isso que o registro de jornada para a gestão interessa também a quem não é obrigado a ter ponto; o artigo sobre a empresa com até 20 funcionários explica a contagem por estabelecimento e o que muda ao passar do limite.

Importante: o registro de jornada para gestão não é o registro oficial de ponto. Quem tem mais de 20 empregados mantém o ponto próprio, com as exigências da Portaria 671, e os dois convivem.

O ProduTeam é um software de monitoramento de produtividade e jornada para equipes que trabalham no computador: um app para Windows registra presença, atividade, programas e sites, e um painel mostra os relatórios ao dono, ao gestor e ao próprio colaborador.

Cada limite acima tem um mecanismo no produto. O app conta teclas e cliques e não lê o que é digitado; não liga câmera nem microfone; registra o programa e o título da janela em uso e o domínio do site, não o endereço completo da página (no navegador, o título da janela costuma trazer o nome da página). As capturas de tela são opcionais: vêm ligadas com desfoque e a cada 5 minutos, e a empresa pode desligar, mudar o intervalo e o desfoque; desligadas, nada é guardado. Fora da jornada, a medição de atividade para e não há capturas. O acesso aos relatórios é por cargo e por equipe. O histórico fica pelo prazo do plano; depois deixa de ser exibido e é eliminado. Toda correção de horário entra na trilha de auditoria com autor, data e valor anterior, e a trilha pode ser exportada. E cada pessoa vê os próprios registros em Minha Jornada. A empresa recebe pelo contato um modelo de aviso ao colaborador, para o seu advogado revisar, e, se quiser, apoio na apresentação do sistema à equipe. O cenário da equipe em home office mostra quem vê o quê, tela a tela.

É, com limites: no computador de trabalho, durante a jornada, para finalidade ligada ao trabalho e com aviso prévio por escrito. Sem aviso, fora da jornada, em equipamento pessoal ou sobre conteúdo pessoal, deixa de ser. A avaliação do seu caso é do seu advogado.

Monitorar o computador de trabalho com aviso e finalidade não é crime. O que pode gerar responsabilidade, inclusive por dano moral e pela LGPD, é interceptar comunicação pessoal, acessar conta pessoal, ligar câmera ou microfone, ou monitorar sem avisar. A linha é o aviso, a finalidade e o limite ao que é do trabalho.

Ele precisa ser informado antes, por escrito, e assinar a ciência. Consentimento, na relação de emprego, vale pouco, porque o empregado não tem como negar; a base costuma ser a execução do contrato e o interesse legítimo da empresa, com finalidade escrita. Confirme com o seu advogado qual base se aplica ao seu caso.