Empresa com até 20 funcionários precisa de ponto? Não, mas precisa saber provar a jornada

Não. A obrigação de anotar a hora de entrada e de saída vale para estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores. Com até 20, a empresa não é obrigada a registrar a entrada e a saída de cada dia: nem relógio, nem cartão de ponto, nem sistema. O horário combinado continua anotado no registro de empregados (art. 74, caput), e a convenção coletiva da categoria pode exigir controle. O limite subiu de 10 para 20 em 2019, e é por isso que ainda circula a resposta antiga.

O "mas" é o que o dono de PME precisa ouvir inteiro: não ser obrigado a registrar não significa não precisar saber. Hora extra, atraso, falta e banco de horas existem com 8 pessoas do mesmo jeito que com 80, e numa disputa a pergunta não é "você era obrigado?", é "você consegue mostrar o que aconteceu?". Sem registro, a resposta costuma ser não.

A contagem é por estabelecimento, isto é, por unidade física: uma empresa com uma matriz de 15 pessoas e uma filial de 12 tem dois estabelecimentos com até 20, não um com 27. O oposto também vale: uma única unidade com 21 empregados está obrigada, ainda que a empresa seja pequena no total.

A lei fala em trabalhadores do estabelecimento. Se estagiário, aprendiz e temporário contam, e como contar quem trabalha em casa para um estabelecimento, são dúvidas comuns e com respostas que dependem da situação; valem uma pergunta ao seu contador antes de a equipe chegar perto do limite. A regra prática: quando o estabelecimento passa de 18, comece a planejar o registro oficial, porque ele não se implanta num dia.

Acima de 20 por estabelecimento, a empresa passa a ser obrigada a registrar a entrada e a saída de cada pessoa, em um dos formatos admitidos (manual, mecânico ou eletrônico, este último com as exigências da Portaria 671), com a opção do ponto por exceção mediante acordo escrito. E muda o que acontece numa disputa: se a empresa obrigada não apresenta os registros sem justificativa, a jornada alegada pela pessoa é presumida verdadeira, até prova em contrário (Súmula 338 do TST). Ou seja: acima de 20, não registrar não é só uma infração; é começar a disputa em desvantagem.

Abaixo de 20, a empresa não tem a obrigação, então não sofre a presunção automática de quem a descumpre. Mas também não tem registro. Numa reclamação por horas extras, cada lado conta a sua versão: a pessoa diz que ficava até as 20h; a empresa diz que a jornada terminava às 18h. Sem documento, a decisão depende de testemunhas, de mensagens soltas, de e-mails com horário, de quem parecer mais consistente. É palavra contra palavra: em regra, quem pede a hora extra precisa prová-la, e a empresa, sem documento, só tem a própria versão para contrapor.

O registro resolve isso nos dois sentidos, e é importante dizer os dois: ele mostra a hora extra que não houve e mostra a que houve e precisa ser paga. Uma empresa que registra a jornada e não paga o que o registro mostra está produzindo a prova contra si mesma. O registro protege quem cumpre a regra.

O que é. Um registro de quando cada pessoa começou e terminou, os intervalos, as horas extras e o banco de horas, calculados por uma regra escrita (jornada esperada, tolerância, intervalos, feriados), com cada correção guardando autor, data e valor anterior, e com a pessoa vendo a própria jornada. Para quem trabalha no computador, isso pode ser automático: o app marca os horários na hora em que acontecem.

O que não é. Não é o registro oficial de ponto: não tem as formalidades exigidas acima de 20, e não dispensa o ponto de quem é obrigado. Também não é prova automática: o que torna um registro crível é a coleta avisada por escrito, a finalidade lícita e a integridade (correções com rastro, horários que não são todos iguais). Quem decide o valor de uma prova é o juiz; o artigo sobre monitoramento, LGPD e Justiça do Trabalho explica o que a empresa pode, o que precisa avisar e o que vale como prova.

É esse registro que interessa ao dono de 8 pessoas: ele não é obrigado a ter ponto, não quer bater cartão, e mesmo assim precisa fechar o mês sabendo quem fez hora extra e ter o que mostrar se um dia for perguntado. O cenário de jornada, horas extras e banco de horas mostra como isso aparece na tela, para a gestão e para a pessoa.

O ProduTeam registra a jornada e a presença para a gestão da empresa e não emite os arquivos exigidos pela Portaria 671 para o registro oficial de ponto. Empresas com mais de 20 empregados por estabelecimento precisam manter um registro de ponto próprio, e o ProduTeam convive com ele. O registro oficial de ponto está em desenvolvimento.

O que ele é: um software de monitoramento de produtividade e jornada para equipes que trabalham no computador. Um app para Windows registra presença, atividade, programas e sites, e um painel mostra os relatórios ao dono, ao gestor e ao próprio colaborador. Para a empresa de até 20 pessoas, é o registro que ela não é obrigada a ter e que a protege nos dois sentidos, por pessoa e sem mínimo de pessoas; a página inicial mostra o que é registrado, o que nunca é, e o que cada pessoa vê.

A partir de 21 trabalhadores no mesmo estabelecimento (a lei fala em "mais de 20"). O limite é por unidade física, não pela soma de todas as unidades da empresa. Confira com o seu contador como contar estagiários, aprendizes e temporários no seu caso.

Pode, se tiver acordo individual escrito, convenção ou acordo coletivo. Abaixo de 20 ela não é obrigada a nenhum ponto; acima, o ponto por exceção é uma das formas de cumprir a obrigação. O artigo sobre ponto por exceção explica o que a empresa ganha e o que assume.

Pode. A ausência de obrigação de registro não impede o pedido; só muda como a jornada será provada. Sem registro, a disputa é decidida por testemunhas e indícios. Com um registro de jornada avisado e íntegro, a conversa começa pelo que foi registrado, para os dois lados.