Como escolher um software de monitoramento de funcionários: preço, teste e o que cada um registra

Na vitrine, os softwares de monitoramento de funcionários prometem a mesma coisa: jornada, produtividade e relatórios. A diferença aparece em cinco perguntas: como cobram, como se testa, de onde vem o custo em reais, o que registram e o que o colaborador vê. Este artigo não compara marcas, porque preço e regras mudam; traz as perguntas, para você fazer a qualquer fornecedor, e as respostas do ProduTeam, para servir de referência.

Uma regra de leitura vale para todas: quando a página de um fornecedor não fala de um ponto, isso não quer dizer que o recurso não exista. Pergunte, e peça a resposta por escrito.

Há duas formas comuns de cobrar. Por pessoa, por mês, em que cada pessoa monitorada soma ao valor. E por faixa de usuários, com um preço fechado para uma faixa de pessoas (por exemplo, até 10). A faixa costuma sair mais cara para a equipe pequena: quem tem 3 pessoas paga a faixa inteira. Para comparar, divida o preço da faixa pelo número real de pessoas, e confira se existe mínimo de pessoas e mínimo de meses.

No ProduTeam, a cobrança é por pessoa, sem mínimo: o plano Essencial custa R$ 14,90 por pessoa por mês, e os outros (Pro, R$ 24,90; Premium, R$ 39,90; Enterprise, R$ 69,90) têm os mesmos relatórios e mudam o tempo de histórico guardado e o intervalo das capturas. No anual, paga-se o equivalente a 10 meses e usa-se 12.

Os modelos de teste variam bastante: grátis sem cartão, grátis com cartão (que vira cobrança se você esquecer de cancelar), teste só depois de uma demonstração com vendedor, ou nenhum teste, com contratação direta e reembolso se você desistir no prazo.

No ProduTeam, o teste é de 14 dias com todos os recursos, sem cartão, sem demonstração obrigatória e sem limite de pessoas: cria-se a conta, instala-se o app e usa-se. Só há cobrança se um plano for ativado depois.

O que vale olhar durante qualquer teste: instale em dois ou três computadores, veja o primeiro dia inteiro registrado, confira o que o colaborador enxerga do lado dele e corrija um horário para ver o rastro que a correção deixa.

Muitos produtos mostram o custo em reais a partir do salário. A diferença está na origem dos minutos. Uma calculadora estima quanto a empresa perde a partir de um número que você informa (a página de preços do ProduTeam tem uma); é útil para ter uma ordem de grandeza, mas o número é seu, não da sua equipe. O custo medido sai dos registros: minutos sem teclado e mouse além de uma tolerância, vezes o custo da hora de cada pessoa.

Outra pergunta: o custo depende de classificar programas como produtivos e improdutivos? Quando depende, quem classifica decide o número. No ProduTeam, o tempo ocioso é medido nos registros (60 segundos sem teclado e mouse, por padrão, com a pausa produtiva contada dentro de um teto) e não depende dessa classificação; por isso o número só existe depois dos registros, durante os 14 dias de teste. O artigo sobre tempo ocioso explica a conta e a diferença entre estimar e medir.

Sobre o aviso ao colaborador: na relação de emprego, o monitoramento costuma se apoiar no aviso prévio por escrito, com a finalidade declarada, mais do que no consentimento, que o empregado dificilmente pode negar. Vale para qualquer software, e é ponto para o seu advogado. O artigo sobre monitoramento e LGPD traz o que a empresa pode, o que precisa avisar e o que vale como prova.

Software de monitoramento registra a jornada para a gestão: pode começar a jornada sozinho no horário combinado e encerrá-la depois de um tempo sem atividade. O registro oficial de ponto exige o contrário, marcação feita pela pessoa, e arquivos próprios. Empresa com mais de 20 empregados no estabelecimento precisa do registro de ponto; os dois convivem. O ProduTeam registra a jornada para a gestão e não é ponto eletrônico.

Não faz sentido se a sua empresa precisa de gravação em vídeo da tela, porque o ProduTeam faz capturas em intervalos e não grava vídeo contínuo da tela; se a equipe trabalha em Mac ou Linux, porque o app é para Windows; ou se você procura o registro oficial de ponto.

Faz sentido quando a equipe trabalha no computador com Windows e é pequena ou média (o preço por pessoa, sem mínimo, pesa menos), quando você quer testar sem pagar, quando o custo deve sair dos registros da sua equipe e não de uma estimativa, e quando o registro precisa ser visto pelos dois lados, com cada correção rastreada. Os recursos mostram cada tela, e a página de preços traz a conta para a sua equipe.

O que registra o que a sua empresa precisa, e nada além. Compare pelo modelo de cobrança para o tamanho da sua equipe, pelo teste, pela origem do custo, pelo que fica de fora (texto digitado, câmera, microfone) e pelo que o colaborador vê. Um software que cabe numa empresa de 300 pessoas pode ser caro e pesado para uma de 8.

Depende do modelo de cobrança. No ProduTeam, de R$ 14,90 a R$ 69,90 por pessoa por mês, sem mínimo; 3 pessoas no Essencial pagam R$ 44,70. Em planos por faixa, divida o preço da faixa pelo número real de pessoas para comparar.

Prefira o teste sem cartão, com todos os recursos e a equipe inteira. Instale em poucos computadores, veja um dia inteiro registrado, confira o que o colaborador vê e corrija um horário para ver o rastro. No ProduTeam, são 14 dias grátis, sem cartão e sem demonstração obrigatória.