Indicadores de produtividade para equipes que trabalham no computador: o que cada número responde

Quatro, e cada um responde a uma pergunta diferente: presença (quando a jornada aconteceu), atividade (quanto do tempo foi ativo, pausa produtiva ou ocioso), programas e sites (onde o tempo foi) e custo do tempo ocioso (quanto a parte sem atividade custou, em reais). Nenhum deles mede qualidade nem resultado; isso continua sendo entrega, prazo e feedback. O erro mais comum é eleger um deles como "a produtividade" e esquecer os outros três.

Entrada, saída, intervalos, atrasos, faltas, horas extras e banco de horas, por pessoa e por dia. Serve para a operação (quem está disponível), para o RH (fechamento do mês) e para a pessoa (o próprio saldo). Não serve para dizer se o dia rendeu: oito horas presentes podem ter sido oito horas de espera.

Tempo ativo é o tempo com teclado e mouse em uso. Tempo ocioso é o tempo sem uso além de uma tolerância (um minuto, por padrão). Entre os dois está a pausa produtiva: o tempo curto sem teclado que a sua empresa decide contar como trabalho, até um teto por hora, porque reunião, leitura e telefone existem. A contagem é de teclas e cliques, nunca do que foi digitado.

O que atividade não responde: se o trabalho foi bom. Muita tecla com entrega ruim é retrabalho ou fila errada. Pouca tecla com entrega boa é um analista pensando. Por isso o indicador vale na tendência, por período, e nunca como ranking.

Tempo por programa, por janela e por domínio de site, com o detalhe de qual janela estava ativa por trás de cada número. A classificação em produtivo, neutro e não produtivo é feita pela sua empresa e por função; não existe lista universal. O que este indicador mais revela é processo: o sistema que trava, a planilha paralela, o navegador que virou central de atendimento. O cenário de uso do expediente mostra as telas que respondem a isso.

Pegue o tempo ocioso medido (sem teclado e mouse além da tolerância), multiplique pelo custo da hora de cada pessoa, a partir do salário ou do valor-hora que você cadastrou, e some por período. É um número em reais que não depende de classificar programas nem de estimativa: ele sai dos registros. Serve para a decisão de capacidade (redistribuir fila, rever escala), não para julgar a pessoa: tempo sem atividade tem causas legítimas, e o relatório mostra onde elas se repetem. O artigo sobre tempo ocioso faz a conta com um exemplo.

Compare períodos equivalentes (semana com semana, mês com mês), considere férias, feriados, escala e função, e leia a repetição, não o dia. Uma nota contra metas que a própria empresa define, como a de Metas & Métricas, ajuda a enxergar a tendência, desde que todos saibam que é contexto para a conversa, não veredito.

O ProduTeam é um software de monitoramento de produtividade e jornada para equipes que trabalham no computador: um app para Windows registra presença, atividade, programas e sites, e um painel mostra os relatórios ao dono, ao gestor e ao próprio colaborador.

Os quatro indicadores são quatro telas: Presença, Nível de atividade, Uso de programas e sites, e o Financeiro, que calcula o custo do tempo ocioso por pessoa e por período. A mesma hora extra que aparece na Presença é a que entra no custo e a que a pessoa vê em Minha Jornada; não há duas versões do mesmo dia. As nove telas estão descritas uma a uma na página de recursos.

Nenhum sozinho. Presença, atividade, programas e custo do tempo ocioso respondem a perguntas diferentes, e a entrega (prazo, qualidade) não sai de nenhum deles. O melhor indicador é a leitura dos quatro juntos, por período, com a função de cada pessoa em mente.

Não necessariamente. Muita atividade com entrega fraca costuma ser retrabalho ou fila errada; pouca atividade com entrega boa pode ser alguém pensando ou em reunião. Atividade é contexto para investigar, não nota.

Minutos sem teclado e mouse além da tolerância, medidos no período, vezes o custo da hora de cada pessoa (salário dividido pelas horas pagas, ou o valor-hora). A pausa produtiva, dentro do teto definido pela empresa, não entra. O artigo sobre tempo ocioso mostra a conta completa.