Timesheet: modelo para preencher e quando o registro automático substitui a planilha

Timesheet é a planilha de horas: cada pessoa anota, dia a dia, a hora em que começou, os intervalos e a hora em que terminou, e alguém soma no fim da semana ou do mês. Em empresas de serviço, ela também divide as horas por cliente ou projeto, para faturar. Em empresas pequenas, ela costuma ser a única memória da jornada: é dela que saem a hora extra, o banco de horas e a discussão sobre o atraso de terça-feira.

Funciona enquanto a equipe cabe numa tela e enquanto todo mundo preenche na hora. O problema do timesheet não é a planilha, é a memória: quase ninguém anota a saída no instante em que sai.

O modelo abaixo é o mínimo que funciona: uma linha por dia, com as colunas de horário, a soma e uma observação. Ele está em CSV, que abre no Excel, no LibreOffice e no Google Planilhas: baixar o modelo de timesheet (CSV). Copie uma aba por pessoa ou uma aba por mês; o que importa é não misturar pessoas na mesma coluna.

Um segundo intervalo (café) cabe em duas colunas a mais; não cabe em "descontar 15 minutos de cabeça". E a coluna Observação é a mais importante da planilha: é a única que explica por que o número é o que é.

Preencher de memória. Entrada às 8h e saída às 17h, todo dia, há três meses: ninguém trabalha assim. Horários redondos demais são o sinal de que a planilha registra a jornada combinada, não a jornada que aconteceu.

Intervalo descontado de cabeça. "Tira uma hora de almoço" vira 45 minutos num dia e 1h20 no outro; a diferença some na soma.

Correção sem rastro. O gestor ajusta a saída de quinta para 18h porque lembra que a pessoa ficou até mais tarde. Seis meses depois ninguém sabe quem mudou, quando, nem qual era o valor antes.

Regra que muda no fechamento. Tolerância de atraso, hora extra por dia ou em banco de horas: se a regra não está escrita antes, ela é decidida na hora de somar, e cada mês fecha de um jeito.

A pessoa não vê. Quando só o gestor tem a planilha, a hora extra feita de verdade depende de alguém ter visto a mensagem das 19h. O registro que só um lado vê não protege nenhum dos dois.

Três sinais, e basta um. Primeiro: o preenchimento é de memória, e você já sabe disso. Segundo: uma correção de horário não deixa rastro, e já houve pelo menos uma discussão por causa disso. Terceiro: a pessoa não consegue conferir a própria jornada sem pedir a planilha ao gestor.

Para quem trabalha no computador, o registro automático resolve os três de uma vez: o app marca início, intervalos e fim da jornada sem depender de anotação; cada correção guarda autor, data e valor anterior; e cada pessoa vê a própria jornada, com o saldo de horas. O artigo sobre fechar o mês conferindo, não reconstruindo mostra o que precisa estar definido antes (horários, tolerância, intervalos, feriados, hora extra por dia ou banco).

Quando a planilha ainda faz sentido: equipe de campo, trabalho que não acontece no computador, ou horas que precisam ser divididas por cliente para faturar. Nesses casos, o modelo acima com a coluna Observação bem usada continua sendo a ferramenta certa.

Nem o timesheet nem o registro de jornada para a gestão são o registro oficial exigido de empresas com mais de 20 empregados por estabelecimento. Quem está nessa faixa mantém o registro próprio, com as exigências da lei, e o controle de horas para a gestão convive com ele. Quem tem até 20 não é obrigado a nada, e é exatamente por isso que costuma ser quem mais precisa de um registro que não dependa de memória.

O ProduTeam é um software de monitoramento de produtividade e jornada para equipes que trabalham no computador: um app para Windows registra presença, atividade, programas e sites, e um painel mostra os relatórios ao dono, ao gestor e ao próprio colaborador.

A jornada é configurada uma vez (horários por pessoa, tolerância, intervalos, feriados, hora extra por dia ou banco de horas) e o app no computador registra início, intervalos e fim, conforme a configuração: sozinho, no horário combinado, ou quando a pessoa clica em iniciar. A tela de Presença mostra o mês inteiro por pessoa, com atraso, falta, férias e atestado em cores; correções feitas pela gestão ficam marcadas e entram na trilha de auditoria com autor, data e valor anterior; e a pessoa vê a própria jornada em Minha Jornada. Se a conexão cair por mais de 5 minutos, a jornada é encerrada com o horário da última atividade, e o motivo fica anotado. O preço é por pessoa, sem mínimo, e está na página de preços.

Não. Timesheet é a planilha de horas para a gestão (e, em serviços, para faturar por cliente); ela não cumpre as exigências do registro oficial obrigatório para quem tem mais de 20 empregados por estabelecimento. Os dois convivem: um organiza o dia a dia, o outro atende à lei.

Saída menos entrada, menos o intervalo, dia a dia; depois a soma da semana e do mês. A diferença entre trabalhadas e esperadas, por dia, é o que vira hora extra ou falta de horas. O artigo sobre a calculadora de horas trabalhadas mostra a conta passo a passo, com tolerância e banco de horas.

Serve, com o mesmo limite: depende de a pessoa anotar na hora. Em home office o preenchimento de memória é ainda mais comum, porque ninguém vê a pessoa chegar nem sair. É o caso típico em que o registro automático no computador substitui a planilha, com o aviso prévio e a pessoa vendo os próprios dados.